La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des TPE et des PME, et la signature électronique s?est imposée beaucoup plus rapidement que prévu. Beaucoup de secteurs l?adoptent pour le gain de temps et le gain de sécurité qu'elle apporte par rapport à la signature traditionnelle.
Vous êtes une PME dans le bâtiment ? Voici pourquoi être équipé de la signature numérique peut vous démarquer par rapport à la concurrence.
D’une façon générale, la crise sanitaire et les confinements ont révolutionné la façon de travailler de nombreuses entreprises en France et dans le monde. Beaucoup d’entre elles, qui différaient leur modernisation et leur digitalisation, ont dû se lancer, et ne le regrettent pas. Les CRM spécialisés sont un exemple. Une fois bien pris en main, ils font gagner un temps précieux aux collaborateurs, et leur dégagent des heures qu’ils peuvent employer à se concentrer sur leur cœur de métier.
De son côté, la signature électronique est une application qui s’impose dans le paysage. Clients, prestataires et collaborateurs d’entreprises de toute taille ont découvert ses avantages il y a peu de temps parfois mais, déjà, beaucoup de professionnels et de particuliers ont pris l’habitude de l’utiliser et de se la voir proposer.
Les avantages de la signature électronique pour les PME et les TPE dans le bâtiment
En effet,la signature numérique offre de nombreux avantages aux entreprises de tous secteurs, y compris du bâtiment : un gain de temps, la possibilité de signer de n'importe où, un gain de sécurité, et aussi des économies d'envoi et un stockage simplifié.
Premier avantage : le temps gagné
Le gain de temps est l’avantage premier de la signature électronique. Qu’il s’agisse de factures, de bons de commande, des documents administratifs, les délais de signature sont considérablement raccourcis par rapport à la signature manuscrite traditionnelle, et ceci encore plus quand ils doivent être signés par plusieurs personnes. On le sait tous : avec la méthode traditionnelle, et les allers-retours de courrier, un contrat multipartite peut mettre plusieurs jours à être signé, le temps que toutes les parties prenantes (et leurs assistants) fassent le nécessaire (photocopies, envois de courrier…). Avec la signature électronique, le processus peut être ramené à quelques minutes. Ainsi, les échanges sont grandement simplifiés.
Entrepreneurs dans le bâtiment : des devis signés plus rapidement
Pour un entrepreneur dans le bâtiment, par exemple, il suffit de quelques minutes pour signer une commande de matériel, ou une facture. Lors d’un devis, la signature numérique peut être déterminante lorsqu’un client hésite entre deux propositions qui se ressemblent. Pouvoir signer rapidement un des devis par voie électronique peut faire la différence. Ce temps gagné est un avantage par rapport à la concurrence qui ne serait pas équipée de la signature électronique. C’est aussi la garantie d’une forte réactivité, ce qui est un atout précieux dans les métiers du bâtiment.
Pour une meilleure relation client, Yousign propose de personnaliser la signature en fonction de chaque signataire avec un message, un logo spécifique, ou dans la langue de son choix, afin de proposer une expérience de signature agréable et pertinente.
Une expérience de signature de qualité, c’est l’assurance à la fois d’un client satisfait, et d’une bonne image de marque pour l'entreprise.
Second avantage : la possibilité de signer de n’importe où
Une signature électronique peut être utilisée où que l’on se trouve. Il suffit d’avoir à sa disposition une tablette, un ordinateur, un portable, et une connection Internet. Alors que le télétravail se développe de plus en plus, et revient sur le devant de la scène, en ce début d’année 2022, (crise sanitaire oblige), la signature électronique apparaît de plus en plus comme une application incontournable à l’avenir. Sa flexibilité cadre totalement avec les nouveaux modes d’organisation du travail.
Troisième avantage : un gain de sécurité
La signature électronique est sécurisée et infalsifiable. L’identité des signataires est authentifiée, et l’intégrité de l’acte est garantie. Un document signé n’est plus modifiable. En effet, son contenu est scellé et protégé de manière cryptographique. Les données informatiques de signature sont enregistrées automatiquement et archivées légalement. Par ailleurs, il n’est pas possible de contester un document qui a été signé électroniquement.
La signature électronique est régie par le règlement européen eIDAS qui fixe les règles d’utilisation et explique comment faire une signature électronique légale.
Quatrième avantage : des économies sur l’envoi et un stockage simplifié
La signature électronique permet aussi d’utiliser moins de papier, de faire moins d’impressions, et d’économiser sur les frais d’envoi par La Poste ou d’autres opérateurs. Moins de papier, c’est aussi moins de dossiers, et moins de place nécessaire dans les placards et sur les étagères. Par ailleurs, les informations se retrouvent tout aussi facilement (sinon mieux) lorsqu’elles sont classées dans un espace de stockage numérique.
Yousign : une application de signature électronique pour les indépendants, TPE et PME
Vous recrutez un nouveau collaborateur ? La signature électronique peut être utilisée pour faire signer une promesse d’embauche dans les plus brefs délais. Alors que le secteur du bâtiment est particulièrement en tension, un processus de recrutement peut mobiliser beaucoup de temps, d’argent et d’énergie. Faire signer rapidement la promesse d’embauche à un maçon, ou à un chef de projet, permet de gagner sa confiance. Il a, sans tarder, l’assurance que vous avez vraiment envie de le voir rejoindre votre équipe.
Dans la foulée, la signature électronique permet aussi de faire signer le contrat d’embauche, et les éventuelles clauses de confidentialité.
Au moment de choisir votre prestataire de signature électronique, il est recommandé de s’assurer que son application sera bien adaptée à vos besoins. Ils ne sont pas les mêmes pour une micro-entreprise ou pour un grand groupe. Un artisan indépendant, une TPE ou une PME dans le bâtiment ont aussi des besoins particuliers. Chacun doit pouvoir gagner en temps, et en autonomie. C’est pourquoi Yousign a conçu une application de signature électronique qui est particulièrement accessible pour les indépendants, les TPE et les PME, quel que soit leur secteur d’activité.
Il n’est pas nécessaire qu’ils maîtrisent au préalable les nouvelles technologies. La signature électronique n’est pas quelque chose de compliqué à mettre en place : il suffit de choisir ses contacts, d’ajouter ses contrats et de lancer ses processus de signatures ! Quel que soit son choix, il est possible de suivre ensuite les signatures en temps réel, et de recevoir des notifications à chaque étape.
Une signature électronique facile à utiliser
Ce nouveau standard de la signature électronique pour les TPE et PME offre une nouvelle façon de signer qui permet de digitaliser leur processus de signature avec encore plus de facilité. Son design est plus simple, et son utilisation est plus intuitive, grâce notamment à une interface simple et épurée. Chaque utilisateur est guidé naturellement dans son parcours de signature. Il permet aussi d’améliorer la productivité. Pour les clients et son équipe, c’est une expérience inégalée.
Cette digitalisation est facile à utiliser pour tous, même pour ceux qui se sentent très éloignés des nouvelles technologies. L’aide en ligne est pensée dans les moindres détails pour ceux qui ne sont pas familiers avec ces avancées, et qui attrapent le coach du numérique alors que leur carrière est déjà avancée.
« Nous sommes persuadés que cette solution a tout pour devenir le nouveau standard de signature électronique en Europe : sécurisé, ultra-accessible et robuste », estime Luc Pallavidino, le CEO de Yousign.
Pourquoi une telle assurance ? L'expérience Yousign a été repensée en totalité. Avec cette nouvelle application, 75 % d'invitations à signer électroniquement sont envoyées en moins de 5 minutes. Dans la foulée, 70 % des invitations sont signées dans l’heure qui suit. Ceci ne serait pas possible sans technologies robustes et sans une expérience utilisateur ultra-simplifiée.
Signature électronique : les différents niveaux
Il existe plusieurs niveaux de signature, selon les besoins de chacun, avec des sécurités et des valeurs juridiques différentes pour une gestion optimale des risques. Aujourd'hui, l’européen Yousign en propose deux :
La Signature Électronique Simple
La signature électronique simple est une signature en ligne pour les démarches quotidiennes et les documents à faible enjeu financier ou juridique. Par exemple, pour des contrats de fournisseurs, des contrats de location, des devis et factures, ou des documents internes.
La Signature Électronique Avancée
La signature électronique avancée est une signature sécurisée pour les documents sensibles, avec laquelle la sécurité et la valeur juridique de ses signatures est renforcée. Elle est préconisée pour les documents comportant des obligations légales ou des risques significatifs comme les compromis de vente, les contrats de travail, les contrats d'assurance, les ouvertures de compte.
La signature qualifiée sera bientôt disponible. Toutes ces options sont bien sûr conformes aux exigences eIDAS et aux exigences RGPD.
Yousign : des investissements massifs pour devenir le leader européen de la signature électronique
L’année 2021 a été déterminante pour Yousign, avec une levée de fonds de 30M€ en juin 2021. Trois mois plus tard, en septembre, l’entreprise atteignait le seuil des 150 salariés. Depuis, elle poursuit ses recrutements à tous les niveaux (IT, sales, marketing, support et relation client) afin de répondre parfaitement à chacun des besoins de ses clients, de l’indépendant aux ETI, en passant par les PME et les TPE.
Source : batirama.com