Signez électroniquement, digitalisez vos formulaires pour les saisir avec Transforms.fr

Batirama

25/03/2021 0

Article mis à jour le 25/03/2021

Signez électroniquement, digitalisez vos formulaires pour les saisir avec Transforms.fr

Vous faites signer quotidiennement de nombreux documents ? Vous utilisez chaque jour les mêmes formulaires papier comme vos PV, bordereaux, bons d’intervention, … ? Simplifiez votre manière de travailler, passez à la signature électronique, au formulaire digital avec Transforms.fr !

Notre service de signature électronique made in France

Avec Transforms, vous pouvez faire signer électroniquement vos documents habituels. Il n’a jamais été aussi simple de conclure un contrat, ou de faire signer vos documents !

Le signataire reçoit un code unique par SMS lui permettant d’accéder à la zone de signature. Il visualise le document à signer puis appose sa signature manuscrite sur ce dernier, qu’il effectue sur l’écran de son smartphone.

Une fois signé, vous retrouvez le document dans votre espace personnel Transforms.fr dans lequel il est stocké. Vous pouvez le télécharger et l’envoyer par mail.

Traçabilité : chaque signature électronique réalisée génère un tag alphanumérique long apposé au côté de la signature manuscrite. Ce tag, stocké avec l’index du PDF, permet d’authentifier le document, de garantir son intégrité et d’assurer l’identité IP du signataire ainsi que la date et l’heure de la signature.

Notre service de dématérialisation de documents

Digitalisez votre activité sans changer votre organisation avec Transforms.fr !

Et simplifiez votre manière de collecter des données !

Spécialisée dans la dématérialisation de documents papier, Transforms.fr vous permet d’obtenir la version digitale, mais identique, de vos documents de travail papier, de type formulaire (bons d’intervention, feuilles d’heures des ouvriers, …) afin qu’ils soient saisissables rapidement sur smartphone, tablette ou ordinateur.

Vous n’avez pas à vous adapter à un nouveau formulaire, votre document de travail reste inchangé, mais il est à présent digitalisé. Vos équipes passent ainsi au numérique en douceur, sans changer leurs habitudes.

Notre solution comprend une plateforme web ainsi que deux applications (Windows 10 et Android) pour un travail hors connexion.

Vous et vos collaborateurs pouvez remplir, à tout moment et partout (au bureau, en chantier, en clientèle …), depuis votre espace personnel Transforms.fr, vos formulaires et les faire signer à distance si nécessaire.

Mais Transforms.fr c’est aussi, et surtout, de nombreuses fonctionnalités qui vous feront gagner du temps.

Les grandes fonctionnalités de chez Transforms.fr

•Signature électronique sur place ou à distance sur smartphone

Nous proposons à nos clients bénéficiant du service de dématérialisation de formulaires, la fonctionnalité « signature électronique », leur permettant de faire signer électroniquement leurs formulaires saisis.

Nous offrons deux possibilités : la signature sur place directement sur le support numérique de votre collaborateur ou la signature électronique à distance sur le smartphone du signataire.

•Le pré-remplissage de vos formulaires

Faites gagner du temps à vos équipes lors de la saisie de leurs formulaires : vous pouvez importer vos bases de données – comme par exemple votre fichier client – pour bénéficier du pré-remplissage de documents.

Cette fonctionnalité peut prendre deux formes :

- L’aide à la saisie : en tapant les premières lettres ou chiffres de l’information à saisir, une liste de choix, issue de votre fichier importé, apparaît. Il vous suffit alors de cliquer sur l’information souhaitée.

- L’autocomplétion : lorsque vous saisissez une information – comme par exemple le nom d’un client – les champs associés à cette information se complètent automatiquement : l’adresse, le numéro de téléphone et la référence du client par exemple.

Vous optimisez ainsi vos interventions en réduisant le temps passé sur l’administratif.

•L’envoi par mail des formulaires saisis

Avec Transforms.fr, vous pouvez envoyer vos formulaires saisis par mail aux destinataires que vous souhaitez. Il est possible d’opter pour un envoi automatique ou alors préférer l’envoi manuel.

La transmission de l’information est ainsi facilitée et accélérée. Plus besoin de scanner le document pour le partager, en un seul clic il est envoyé.

•L’export des données saisies au format Excel, CSV, PDF ou JSON pour éviter les ressaisies

Les données saisies par vos équipes sont disponibles en temps réel dans votre espace administrateur Transforms.fr. Plus besoin de ressaisies pour exploiter les données collectées. En quelques clics, vous sélectionnez les informations que vous souhaitez traiter et vous les exportez au format Excel, CSV, PDF ou JSON.

Notre outil est alors un véritable atout dans votre facturation, vos audits, vos suivis… vous gagnez un temps précieux !

Le télétravail et le respect des gestes barrières

Dans le contexte sanitaire actuel, Transforms.fr est un vrai atout pour vous.

Avec notre service de signature électronique, vous pouvez faire signer à distance, en un temps record et sans contact, les documents nécessaires à la vie de votre entreprise. Plus besoin de vous déplacer, vous pouvez continuer à travailler, échanger et conclure.

Ainsi, vous évitez l’envoi d’un courriel, l’impression du document joint, le scan du document signé et l’envoi par retour mail du document. Zéro papier et gain de temps pour tout le monde !

Lors de vos interventions clients, afin de respecter les gestes barrières, vous pouvez aussi faire signer vos clients directement sur leur smartphone. Avec ce dispositif, vous remplissez votre formulaire sur votre tablette (ou autre support), vous l’envoyez pour signature sur le smartphone de votre client qui le signe directement depuis son terminal personnel.

Vous préservez ainsi la santé de votre équipe et de vos clients.

Avec Transforms.fr, l’ensemble des formulaires produits par vos collaborateurs étant centralisés dans votre espace administrateur Transforms.fr, vous y accédez en tout lieu, même en télétravail. Vous limitez ainsi les contacts inutiles.

Nos offres spéciales

L’offre spéciale signature électronique

La signature électronique à prix discount avec Transforms.fr, une solution 100% française !

Compte gratuit pendant 1 an pour les 100 premiers avec l’achat de 50 signatures* à 60 centimes.

*Signatures vendues uniquement par lot de 50 au prix de 29,90€ HT.

L’offre spéciale signature à distance de l’attestation simplifiée de TVA

Pour répondre à un besoin des professionnels de la rénovation – qui ont du mal à récupérer les attestations simplifiées de TVA auprès de leurs clients – nous avons dématérialisé le formulaire CERFA n°1301-SD et n°13948*05 pour qu’il soit saisissable sur support numérique et puisse être envoyé pour signature à distance aux clients.

Le principe est simple, vous remplissez directement depuis votre tablette, smartphone ou ordinateur l’attestation simplifiée. Vous l’envoyez ensuite pour signature sur le smartphone de vos clients.

Une fois le document signé, il est stocké dans votre espace personnel Transforms et vous pouvez le télécharger au format PDF et l’envoyer par mail.

C’est rapide, pratique et en cas de besoin, vous pouvez le présenter à l’administration fiscale.

Pour les 100 premiers, le formulaire attestation simplifiée de TVA gratuit pendant 1 an pour l’achat de 50 signatures* à 60 centimes.

*Signatures vendues uniquement par lot de 50 au prix de 29,90€ HT.